@แม่ค้าฯ เชื่อว่า ความฝันของเจ้าของร้านออนไลน์หลายๆคน คือ การทำงานบริหารร้านได้จากทุกที่ ไม่จำเป็นต้องประจำการอยู่หน้าจอคอมที่บ้านเสมอไป วันนี้เลยขอเสนอ “ตัวช่วย” ที่จะทำให้เจ้าของร้านออนไลน์ บริหารงานร้านค้าได้สะดวกขึ้น อยู่ที่ไหนก็บริหารและจัดการออเดอร์ได้ง่ายๆเลยค่ะ 🙂
ทำไมงานเอกสารถึงสำคัญ?
การจดบันทึกข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลของลูกค้า ข้อมูลของในสต็อก ข้อมูลมูลค่าการขาย (กำไร-ขาดทุน) และข้อมูลที่จำเป็นอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับการวางแผนบริหารร้านค้า เป็นสิ่งที่เจ้าของร้านมืออาชีพทำเป็นประจำอยู่แล้วค่ะ เพราะลำพังการจดใส่กระดาษ หรือการก้อปวางใส่โปรแกรมคอมพิวเตอร์แล้วมีการจัดหมวดหมู่ไฟล์ที่ไม่เป็นระเบียบ ทำให้ฐานข้อมูลของร้านค้าเละเทะ เวลาเกิดปัญหาอะไรก็ไม่มีหลักฐานใช้อ้างอิงด้วยค่ะ
App แบบไหนที่กำลังมาแรง และแบบไหนที่กำลังตกยุค?
ถ้าพูดถึงงานเอกสาร หลายคนคงนึกถึงโปรแกรม Word และ Excel ที่จะใช้งานแต่ละที ต้องเปิดคอมขึ้นมานั่งทำใช่มั้ยคะ…แต่รูปแบบการทำงานแบบนี้ กำลังจะ Out ไปแล้ว เพราะข้อจำกัดทางด้าน “ความไม่คล่องตัว” ต้องใช้กับอุปกรณ์ที่พกไปไหนมาไหนยาก หรือ ความยุ่งยากด้าน “การแชร์งานกันทำกับทีมงาน” เพราะถ้าเป็นการทำงานแบบเดิมๆ เวลาจะแชร์เอกสาร เราก็ต้อง Upload ขึ้นไปบนอินเตอร์เน็ตหรือบน E-Mail ก่อน จากนั้นผู้รับไฟล์ก็จะต้องเสียเวลา Download ไฟล์ออกมาแก้ไขงาน แล้ว Upload ส่งกลับไป เป็นแบบนี้ ไปๆมาๆ เสียเวลาสุดๆเลยค่ะ ถ้าใครมีเน็ตเร็วหน่อยก็ดีไป แต่ถ้าใครเน็ตไม่ค่อยเสถียร คงต้องหงุดหงิดกับการทำงานแบบนี้แน่ๆ
แนะนำ App ที่แสนจะคล่องตัว เหมาะกับงานเอกสารของคนขายของออนไลน์
1. Google Docs (ฟรี)
Google Docs น่าตาคล้าย Word แต่ไม่ต้องเสียเงิน พร้อมใช้ได้เลย
เป็นของฟรีจาก Google เพื่อนๆที่มีอีเมล @gmail.com สามารถเริ่มใช้บริการ Google Docs ออนไลน์ได้เลยค่ะ โดยตัว Google Docs จะมีน่าตาคล้ายๆ Word (และถ้าอยากทำงานในรูปแบบ Excel ทาง Google ก็มีบริการออนไลน์ฟรีเหมือนกันค่ะ ชื่อว่า Google Spreadsheet) จุดเด่นของบริการนี้มีดังนี้
– ไม่ต้องโหลดอะไรลงเครื่อง เพราะทำงานผ่าน Browser Internet เช่น Chrome, Firefox, Safari ฯลฯ
– Save ไฟล์ให้อัตโนมัติ หมดห่วงเรื่องโปรแกรมดับเอง (5555)
– รูปแบบการทำงานที่คุ้นเคย เพราะมันคล้ายกับ MS Word มาก
– แชร์งานได้ง่ายๆ แค่ส่งลิ้งค์ไฟล์หาเพื่อน แล้วเพื่อนก็สามารถแก้ไขเอกสารแบบ Realtime ได้เลย ไม่ต้องส่งกันไปมา (หรือจะตั้งให้เพื่อนอ่านได้อย่างเดียวก็ได้)
– เปิดได้บนทุก Devices ทั้ง PC, Notebook, Tablet และสมาร์ทโฟนจากทุกค่าย 😉 หมดปัญหาเรื่องภาษาต่างดาว อ่านไม่ออกเวลาเปลี่ยนเครื่องทำงานค่ะ
– มีพื้นที่เก็บไฟล์ฟรีมากถึง 10 GB
เข้าไปใช้งานได้ที่ https://www.google.co.th/intl/th/docs/about/
Google Spread น่าตาคล้าย Excel แต่ใช้ฟรี และพร้อมแชร์ให้เพื่อนดูได้เลย
2. Hackpad (ฟรี)
เป็น Web Application ที่เป็นเจ้าของเดียวกับ Dropbox ที่เราคุ้นเคยกันดีค่ะ (สำหรับใครที่ไม่รู้จัก Dropbox มันคือระบบแชร์ไฟล์แบบ Realtime ไม่ต้องส่งไฟล์กันทางอีเมล หรือ upload ตามเว็บฝากไฟล์ เพียงแค่เราเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของเราเข้ากับเครื่องของเพื่อนร่วมงาน เวลาเราเซฟไฟล์อะไรลงเครื่องของเรา ไฟล์นั้นก็จะไปโผล่ในเครื่องของเพื่อนร่วมงานด้วยเหมือนกัน) ข้อดีของ Hackpad มีดังนี้ค่ะ
– ไม่ต้องโหลดอะไรลงเครื่องเหมือนกัน เพราะทำงานผ่าน Browser Internet เช่น Chrome, Firefox, Safari ฯลฯ
– ทำงานเสร็จไวกว่า เพราะหน้าตาตัวโปรแกรมสะอาดสะอ้าน แนวคลิก-วาง ไม่ต้องมีเมนูอะไรยุ่งยากเหมือนงานเอกสารสไตล์ MS Word
– แชร์งานให้เพื่อนดูได้ไวกว่า ไม่ถามอะไรยุ่งยาก เพื่อนคลิกลิ้งค์เปิดดูเอกสารได้เลย
– ดีไซน์เท่ๆ เหมาะสำหรับคนเบื่ออะไรเดิมๆ และไม่ต้องการความเป็นทางการมากนัก
เข้าไปใช้งานได้ที่ https://hackpad.com/
3. “หน้าดูแลออเดอร์” บนระบบ Sellsuki (ฟรี)
Sellsuki ก็เป็น Web Application เหมือนกับ Google Docs และ Hackpad เหมือนกันค่ะ จะว่าไป Sellsuki ที่เป็นระบบผู้ช่วยหลังร้านของแม่ค้าพ่อค้าออนไลน์ทจริงๆแล้วมีความสามารถหลากหลายมาก แต่วันนี้ขอยกมาเพียง 1 อย่าง นั้นคือความสามารถด้าน “สรุปรายการออเดอร์ให้อัตโนมัติ แล้ว Download ออกมาในรูปแบบไฟล์ Excel ให้เลย” ค่ะ สรุปข้อดีของลูกเล่นนี้ มีดังนี้ค่ะ
– ไม่ต้องโหลดอะไรลงเครื่องเหมือนกัน เพราะทำงานผ่าน Browser Internet เช่น Chrome, Firefox, Safari ฯลฯ
– ไม่ต้องพิมพ์อะไรเองเลย สรุปข้อมูลของร้านค้าจะถูกสร้างเป็นตารางให้เลยอัตโนมัติ เช่น ตารางลูกค้าที่โอนเงินมาให้แล้ว, ตารางลูกค้าที่จองสินค้าไว้, ตารางสินค้าที่ถูกส่งออกไปแล้ว ฯลฯ แล้วแต่จะเลือก
– ดาวน์โหลดลงเครื่องได้ แล้วปริ้นท์ออกมาอ่านได้ด้วย
– เปิดได้บนทุก Devices ทั้ง PC, Notebook, Tablet และสมาร์ทโฟน
เข้าไปใช้งานได้เลยที่ www.sellsuki.com
จะเห็นได้ว่า รูปแบบการทำงานสมัยนี้ ต้องเน้นความคล่องตัว และต้องช่วยประหยัดเวลาได้จริง ยิ่งวันนี้ @แม่ค้ายกตัวอย่าง Application ที่ใช้ดี และเน้นของฟรีแบบนี้แล้ว ใครยังใช้โปรแกรมเดิมๆ จัดการข้อมูลร้านค้าอยู่ ลองเปลี่ยนมาใช้การทำงานแบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพกว่าเก่า รับรองว่าคุณจะต้องพูดว่า “ทำไมเราไม่เจอกันให้ไวกว่านี้ ?!” แน่นอน ลองดูค่ะ
พูดคุยเรื่องทางธุรกิจและสร้าง Connection กับเพื่อนร้านค้าเจ้าอื่นๆ ได้ที่นี่เลยฮะ กรุ๊ปร้านค้าผู้น่า Like by Sellsuki อย่าลืม! ตอบคำถามก่อนเข้ากรุ๊ปด้วยน้า ^^
